Quản trị gia sản cần được bắt đầu bằng những câu hỏi về mục tiêu và trách nhiệm: tài sản phục vụ điều gì, ai có vai trò quyết định và các thành viên gia đình muốn duy trì những giá trị nào qua thời gian?
Việc lựa chọn một phương án đầu tư chỉ là một phần của bức tranh. Dòng tiền, cấu trúc sở hữu, hoạt động kinh doanh và kế hoạch kế thừa cần được xem trong cùng một bối cảnh.
1. Thống nhất mục tiêu trước khi lựa chọn cấu trúc
Các thành viên và thế hệ có thể có những nhu cầu khác nhau. Có người ưu tiên tính liên tục của doanh nghiệp, có người quan tâm đến nguồn thu, trong khi người khác cần cơ hội phát triển một hoạt động mới. Nếu chưa làm rõ các mục tiêu này, một phương án phân bổ tài sản có thể không giải quyết được vấn đề gốc.
Nên phân biệt các nhu cầu ngắn hạn với mục tiêu dài hạn, đồng thời ghi nhận những vấn đề còn khác biệt quan điểm. Việc ghi nhận không đồng nghĩa phải giải quyết mọi nội dung trong một cuộc họp, nhưng giúp xác định thứ tự và phạm vi làm việc.
2. Lập bản đồ gia sản cùng các nghĩa vụ
Bản đồ gia sản nên thể hiện các nhóm tài sản, quyền sở hữu, nguồn thu và nghĩa vụ liên quan. Chỉ ghi nhận giá trị ước tính sẽ không cho biết mức độ sẵn sàng của dòng tiền hay trách nhiệm quản trị đang thuộc về ai.
- Tài sản gắn với doanh nghiệp và hoạt động kinh doanh.
- Các khoản đầu tư và nguồn thu ngoài hoạt động điều hành.
- Nhu cầu chi tiêu và các cam kết của gia đình.
- Nghĩa vụ tài chính, bảo đảm hoặc các vấn đề cần làm rõ.
- Hồ sơ, đầu mối quản lý và phạm vi thông tin được chia sẻ.
Dữ liệu này cần được cập nhật theo cách có thể duy trì. Nếu các tài liệu nằm rải rác hoặc chỉ một người nắm được, việc ra quyết định và chuyển giao sẽ khó nhất quán.
3. Hoạch định dòng tiền và thanh khoản
Một cơ cấu gia sản có thể có giá trị lớn nhưng vẫn cần cân nhắc khả năng đáp ứng những nhu cầu theo thời điểm. Vì vậy, kế hoạch dòng tiền nên xem xét cả nguồn thu, nghĩa vụ và các tình huống có thể làm thay đổi nhu cầu thanh khoản.
Quản trị dòng tiền không tách rời hoạt động kinh doanh. Các quyết định mở rộng doanh nghiệp, phân phối thu nhập hoặc thực hiện dự án mới đều có thể ảnh hưởng đến nguồn lực chung của gia đình.
4. Làm rõ vai trò và cách ra quyết định
Những nguyên tắc về quyền, trách nhiệm, thông tin và xử lý bất đồng nên được trao đổi rõ ràng. Một hiến chương gia tộc có thể hỗ trợ việc ghi nhận các nguyên tắc, nhưng hiệu quả phụ thuộc vào quá trình thống nhất và cách thực hiện.
Cần phân biệt vai trò sở hữu với vai trò điều hành. Tiêu chí tham gia hoạt động kinh doanh, yêu cầu năng lực và cơ chế giám sát nên được thảo luận trên cơ sở mục tiêu của gia đình và nhu cầu phát triển doanh nghiệp.
5. Chuẩn bị kế thừa bằng quá trình học và thực hành
Kế thừa không chỉ là thay đổi người đứng tên hoặc bổ nhiệm một vị trí. Thế hệ tiếp theo cần thời gian tìm hiểu tài sản, doanh nghiệp, trách nhiệm và các nguyên tắc quản trị.
Một lộ trình chuẩn bị có thể gồm việc tiếp cận thông tin theo giai đoạn, tham gia các công việc phù hợp, trao đổi với thế hệ đi trước và đánh giá những năng lực cần phát triển. Các bước này cần gắn với điều kiện thực tế thay vì chỉ dựa vào tuổi hoặc quan hệ gia đình.
6. Rà soát khi bối cảnh thay đổi
Gia đình, doanh nghiệp và môi trường kinh doanh đều có thể thay đổi. Những nguyên tắc đã thống nhất cần có cơ chế rà soát để phản ánh các nhu cầu và nghĩa vụ mới.
Mục tiêu của việc rà soát không phải liên tục thay đổi cấu trúc, mà là duy trì sự rõ ràng về thông tin, trách nhiệm và các quyết định quan trọng. Khi có vấn đề pháp lý, thuế hoặc chuyển giao cụ thể, cần có chuyên gia phù hợp tham gia đánh giá.
Trao đổi cùng VIIFM
Nhóm giải pháp quản lý gia sản và Family Office của VIIFM hướng đến việc kết nối các nhu cầu quản trị, phân bổ nguồn lực và kế thừa. Buổi trao đổi ban đầu có thể bắt đầu từ mục tiêu gia đình và các vấn đề đang cần làm rõ, trước khi thống nhất phạm vi hồ sơ và công việc chuyên môn.